Die immer weiter zunehmende digitale Arbeitsweise mittelständischer Unternehmen verlangt nach einem digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS). DMS-Lösungen indexieren, sortieren und archivieren Dokumente revisionssicher. Mit KI-gestützter Belegerkennung, flexiblen Workflows und einer umfassenden Suchfunktion bietet ein DMS viel mehr als ein digitales Archiv.
Wie das genau funktioniert, erfahren Sie in diesem Beitrag. Kern eines DMS ist die rechtssichere Archivierung von digitalisierten Dokumenten. Unter Einhaltung der Vorgaben der GoBD und der DSGVO sorgt ein DMS dafür, dass kein gesichertes Dokument verloren geht, unbemerkt verändert oder gestohlen wird. Dank der vernetzten und automatisierten Funktionen ergeben sich zusätzlich zur Archivierung viele weitere Vorteile für mittelständische Unternehmen durch den Einsatz eines DMS. Darunter die durch künstliche Intelligenz unterstützte Text- und Dokumentenerkennung.
Wie erkennt das DMS die Informationen der archivierten Dokumente?
Die KI-unterstützte Dokumentenerkennung ist die Basis für Schlagworte, Volltexte oder hierarchische Einordnung von Dokumenten. Sie übernimmt bei eingehenden Dokumenten das vollautomatische Auslesen. Anschließend werden die enthaltenen Informationen geprüft und interpretiert. So gelingt es, dass Dokumente anhand definierter Vorgaben zugeordnet und über festgelegte Prozesse direkt an die zuständigen Mitarbeiter verteilt werden. Das Ergebnis: nahezu fehlerfreies Erfassen der Dokumente sowie deutlich schnellere Prozesse im Vergleich zur manuellen Bearbeitung.
Wer suchet – der findet mit einem DMS
Indexierte Dokumente sind mit Schlagworten versehen und es werden Metadaten hinterlegt, die das Auffinden über die Suchmaske stark vereinfachen. Man muss sich nicht durch Abteilungen, verschachtelte Verzeichnisse oder unzählige Dateien klicken. Im DMS PROXESS lassen sich Suchmasken und Trefferlisten individuell anpassen. Auch die Doppel- oder Mehrfachablage wird unterbunden. Müssen gesicherte Dokumente doch weiterbearbeitet werden, bleibt die Originaldatei mit der GoBD-konformen Datei-Versionierung revisionssicher und unverändert im DMS.
Workflows für mehr Transparenz und schnellere Prozesse
Im Dokumentenmanagementsystem PROXESS können regelmäßige oder manuelle Workflows definiert werden. Für wiederkehrende Prozesse, z. B. im Einkauf, sind regelbasierte Abläufe definiert. Es ist klar, wer welches Dokument als Nächstes bearbeiten muss oder an welcher Stelle im Prozess es sich gerade befindet. Das kann ein digitales Archiv ohne weitere Funktionen nicht bieten.
DMS PROXESS ist erneut TÜV-zertifiziert
Die Archivierungssoftware PROXESS wurde vom TÜV-Saarland geprüft und hat das freiwillige TÜV-Gütesiegel „Geprüfte Archivierung“ erhalten. Die Zertifizierung bestätigt, dass die Lösung GoBD konform ist und alle archivierten Daten, Dokumente und deren Inhalte zuverlässig und revisionssicher aufbewahrt werden können. Die Prüfung orientiert sich an den Inhalten der ISO/IEC 27001 sowie den BSI-Maßnahmenkatalogen und technischen Richtlinien im Umfeld der Archivierung. Auch relevante Aspekte des HGB, der AO, der GoBD und des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 werden bei der Prüfung berücksichtigt.
Mehr Infos unter: https://www.compdata.de/aktuelles/aktuelles-detail/dms-ist-mehr-als-ein-digitales-archiv
