Die Buchung und Kontierung von Eingangsrechnungen ist in vielen Unternehmen ein komplexer und zeitaufwändiger Prozess. Hohes Belegaufkommen, mehrere Standorte, viele verschiedene Bearbeiter oder zahlreiche Kosten- und Warenrechnungen: Bei vielen Rechnungen in Papierform sind die Freigabeprozesse noch aufwändiger.
Mit der Software RechnungsManager können Bäckereien Eingangsrechnungen digital erfassen, verteilen, bearbeiten und archivieren. Zudem ist es nachhaltiger, Rechnungen per E-Mail zu empfangen. Eingehende PDF-Dateien werden einfach in die Software eingelesen; Papierrechnungen werden eingescannt. Die Anwendung ist selbsterklärend und leicht verständlich. Mit dem RechnungsManager spart man nicht nur Zeit und Geld, sondern auch Platz und die lästige Ablage. Der RechnungsManager ist modular aufgebaut und bietet neben der Automatik-Prüfung und dem VertragsManager zahlreiche weitere intelligente Funktionen, die bedarfsorientiert integriert werden können. Die Software löst somit komplexe Aufgaben mit fundiertem kaufmännischem und technischem Know-how und bietet mit einem neuen Modul die Möglichkeit, wiederkehrende Rechnungen schneller zu bearbeiten.
Neues Automatik-Modul: Wiederkehrende Rechnungen automatisiert prüfen
Mobilfunkrechnungen, Wartungsverträge, Internetkosten: Zeitaufwändige, wiederkehrende Eingangsrechnungen können mit dem RechnungsManager über eine Buchungsvorlage automatisiert verarbeitet werden. Indexierung, Prüfung und Freigabe werden durch den hinterlegten Workflow übersprungen. Die automatisierte Rechnungsprüfung bietet eine Reihe von Vorteilen. Routineaufgaben werden reduziert und damit Zeit eingespart. Gleichzeitig werden die Prozesse beschleunigt und der Anteil der vollautomatisch gebuchten Rechnungen erhöht. Das bedeutet mehr freie Kapazitäten und unterstützt die termingerechte Erledigung anderer Aufgaben sowie die Einhaltung von Skontofristen.
Hoher Automatisierungsgrad durch den Einsatz künstlicher Intelligenz
So bietet der RechnungsManager mehr als einen einfachen Rechnungseingangsworkflow. Für wiederkehrende Eingangsrechnungen wird eine individuelle Buchungsvorlage mit den entsprechenden Kriterien erstellt. Alle weiteren eingehenden Rechnungen zum gleichen Sachverhalt erkennt der RechnungsManager automatisch, erfasst sie benutzerunabhängig und kontiert sie entsprechend der Vorlage vor. Die Rechnungen landen – mit einem Kontierungsstempel versehen – zur Prüfung in der Buchhaltung und zur Übergabe an das Buchhaltungssystem. Überschreitet eine Rechnung die in der Buchungsvorlage festgelegten Toleranzen, wird sie automatisch an die Zuständigen zur Kontrolle weitergeleitet.
Rechnungen prüfen und wiederfinden per Volltextsuche
Im RechnungsManager gibt es neben der Standardsuche nach Konto, Datum oder Verlaufshistorie auch eine Volltextsuche. Denn wer hat nicht schon einmal eine Rechnung im Archiv gesucht? Mit der Eingabe „Maigrün“ erhält man beispielsweise alle Rechnungen, auf denen das Wort auftaucht. So sieht man die genaue Information, ob es sich um Papier in Maigrün handelt oder ob Maigrün im Außenbereich gepflanzt wurde.
Nahtlose Integration in OPTIback
Die Kontrolle der umfangreichen Rechnungen und Positionen ist ein zeitintensiver Prozess, der sich mit intelligenterAutomatisierung entscheidend verkürzen lässt. Durch die Integration in OPTIback werden Rechnungen mit der Bestellung, dem Lieferschein und dem Wareneingangsbeleg verknüpft und auf Positionsebene (Artikel, Menge, Preis) abgeglichen. Bei Übereinstimmung kann ohne Benutzeraktion verbucht werden. Abweichungen sind auf einen Blick erkennbar. Sie können dokumentiert und übersichtlich bearbeitet werden. Für den ganzheitlichen Workflow umfasst der RechnungsManager den Prozess vom Rechnungseingang über Abgleich, Protokollierung, Kontierung und Archivierung bis hin zur Buchungsübergabe.
Noch mehr Übersicht: Volle Fristenkontrolle mit dem VertragsManager
So einfach wie das Eingangsrechnungsmanagement funktioniert auch der VertragsManager, der ergänzend zum RechnungsManager eingesetzt werden kann. Bestehende Lieferantenverträge werden zentral und übersichtlich gespeichert und verwaltet. Kosten, Laufzeiten und Kündigungsfristen haben die Verantwortlichen leicht im Blick. Der standortunabhängige Zugriff auf sensible Daten wird über Berechtigungen gesteuert. Zahlreiche Automatismen ermöglichen eine zeitnahe Vertragsprüfung, automatisierte Kündigungen, Erinnerungen und flexible Freigabeprozesse. Die nahtlose Integration in den RechnungsManager rundet die Lösung ab. Benutzer aus dem RechnungsManager können in beiden Lösungen verwendet und um entsprechende Rechte erweitert werden.
Weitere Informationen unter: https://www.compdata.de/aktuelles/aktuelles-detail/automatisierte-rechnungspruefung-spart-wertvolle-zeit-1
